5S sebagai Dasar Productivitas dan Cerminan Budaya Kaizen

Pengertian 5S Secara Umum

Salah satu definisi 5S yang umum adalah suatu metode penataan dan pemeliharaan wilayah kerja secara intensif yang digunakan oleh manajemen dalam usaha memelihara ketertiban, efisiensi, dan disiplin di lokasi kerja sekaligus meningkatan kinerja perusahaan secara menyeluruh yang pelaksanaannya melibatkan seluruh karyawan suatu perusahaan

Pada awalnya 5S diperkenalkan di Jepang, namun kini 5S sudah diterapkan hampir diseluruh dunia dan dikenal dengan istilah-istilah lainnya seperti 5K, 5R, 5S, dan 5P yang merupakan singkatan dari bahasa-bahasa yang berbeda namun memiliki arti atau rumusan yang sama.

Gambar berikut adalah beberapa istilah lain dari 5S.

Istilah-istilah lain 5S

Tujuan dan Manfaat Penerapan 5S

Tujuan utama penerapan 5S adalah meningkatkan kualitas dan efisiensi tempat kerja guna mencapai produktivitas yang tinggi
Sedangkan beberapa manfaat ketika suatu perusahaan menerapkan 5S antara lain :

1. Meningkatkan produktivitas karena pengaturan tempat kerja yang lebih efisien.
2. Meningkatkan kenyamanan karena tempat kerja selalu bersih dan menjadi luas/lapang.
3. Mengurangi bahaya di tempat kerja karena kualitas tempat kerja yang bagus/baik.
4. Menambah penghematan karena menghilangkan berbagai pemborosan di tempat kerja baca juga Seven Waste

Urutan Pelaksanaan 5S

SEIRI atau Ringkas

Urutan pertama dalam pelaksanaan 5S adalah Seiri atau juga dikenal dengan bahasa lain yaitu ringkas. Pada tahap ini aktifitas yang dilakukan adalah memilah-milah semua barang dan memberi identitas apakah barang tersebut masih berguna atau tidak. Dalam proses ini bisa menggunakan salah satu Seven Tools yaitu Checksheet.Selain itu juga dikenal Red Tag Strategy atau Kartu Merah, yang mana barang yang tidak digunakan diberi label atau tag merah yang nanti akan dibuang atau disingkirkan.

Contoh Checksheet Seiri

Implementasi Seiri

SEITON atau RAPI

Rapih atau Susun adalah step kedua dalam pelaksanaan 5S, disini aktifitas yang dilakukan adalah menata, menyusun atau meletakkan barang sesuai dengan klasifikasi yang sudah kita data dari Checksheet Pada SEIRI. Pada tahap ini yang terpenting adalah managemen barang yang masih digunakan berdasarkan jenis barang dan juga tingkat keseringan dalam penggunaan. Barang yang sering digunakan agar ditempatkan ditempat yang mudah dijangkau dan diberi label atau identitas agar mudah pada saat pencarian sehingga membuat efisien dalam proses kerja. Langkah ini juga dikenal sebagai Signboard Strategy.

Implementasi Seiton

SEISO atau RESIK

Tahapan 5S yang ketiga adalah Seiso atau Resik. Secara harfiah resik berarti membersihkan. Apa yang harus dibersihkan? Ingat pada tahap Seiri tadi ketika kita menemukan barang yang tidak digunakan maka action yang kita ambil adalah dibuang. Proses tersebut dapat kita lakukan pada tahap ini untuk benar-benar memastikan bahwa barang-barang tersebut memang tergolong sampah atau tidak digunakan. Selain itu kita juga membersihkan barang-barang yang masih digunakan agar tetap bersih dan terjaga sehingga fase ini juga dikenal dengan preventive Maintenance yang mana digunakan untuk mencegah terjadinya breakdown salah satunya.
Selain aktifitas membersihkan ada aktifitas lain yang dilakukan antara lain adalah melihat apakah barang yang masih digunakan stoknya berlebihan atau tidak, jika berlebihan maka dapat disimpan atau mengurangi level stok sehingga dapat mengurangi salah satu waste yaitu stock yang berlebihan.

Implementasi Seiso

SEIKETSU atau RAWAT

Setelah kita menjalankan ketiga tahap diatas (Seiri, Seiton, Seiso) maka langkah selanjutnya adalah membuat suatu standard agar dalam proses kerja tetap terjaga atau terawat. Kita juga membutuhkan jaminan bahwa barang-barang tetap dipilah sesuai dengan klasifikasinya (seiri), barang-barang tetap teridentifikasi dan diletakan pada tempatnya (seiton) dan juga tetap bersih dari debu sampah maupun kotoran serta stok yang melimpah (seiso). Standarisasi dapat berupa Instruksi Kerja (IK) atau Work Intruction, Operating Prosedur dan lain-lain

Implementasi Seiketsu

SHITSUKE atau RAJIN

Definisi dari shitsuke sendiri bisa bermacam-macam, salah satunya adalah penyadaran diri akan etika kerja disiplin terhadap standard, saling menghormati, malu melakukan pelanggaran dan senang melakukan perbaikan, sehingga shitsuke lebih dapat diartikan dengan sikap mental dalam pelaksanaan 5S yang berasal dari diri sendiri. Sikap mental tersebut hanya dapat terbentuk melalui kepedulian kita dalam menjalankan tanggung jawab baik sebagai karyawan aktif maupun sebagai pimpinan. Sebagai pimpinan sebaiknya kita bisa menjadi contoh yang baik seperti dalam falsafah jawa “Ing ngarso sung tulodo” yang berarti kita harus selalu menjadi contoh baik anak buahnya, “Ing madyo mangun karso” bersama-sama menciptakan usaha, keinginan, niat dan segala upaya, membuat program-program serta “Tut wuri handayani” juga berperan sebagai motivator dengan memberikan semangat salah satunya dengan memberikan reward & punishment

Implementasi Shitsuke

IMPLEMENTASI PELAKSANAAN 5S

Melibatkan Semua Karyawan dan Semua Bagian

Implementasi 5S harus melibatkan semua karyawan dari semua level, baik dari operator yang paling bawah sampai dengan level top management dan tidak bisa hanya dilakukan oleh sebagian saja. Pada level top management butuh komitment untuk pelaksanaan 5S mulai dari penyediaan sarana dan prasarana, peningkatan kompetensi SDM melalui training juga pemberian reward dan punishment. Pada level operator yang merupakan level dasar atau pondasi diperlukan kepedulian atau awareness. 

Butuh Kepedulian

Apa itu peduli? Peduli berarti mengindahkan, memperhatikan, menghiraukan, tidak membiarkan. Peduli bisa didefinisikan suatu gerak atau perhatian yang di lakukan jiwa sadar seseorang yang di wujudkan ke dalam tingkah laku. 

Apa yang menyebabkan tidak peduli

Banyak hal yang menyebabkan seseorang menjadi tidak peduli, beberapa diantaranya adalah :

• Kurang pengetahuan atau kurang pelatihan.
• Percaya bahwa “itu tidak akan terjadi apa-apa ” atau “itu tak akan terjadi saat ini” atau “itu hanya bersifat sementara”
• Suatu kebiasaan.
• Percaya bahwa perilaku kerja yang tidak perduli adalah suatu standar yang dapat diterima, karena tidak ada seorangpun yang memperbaikinya pada masa lalu.
• Dan banyak hal lainnya

Pembagian Kelompok Kerja

Untuk mengefektifkan pelaksanaan 5S dalam perusahaan atau departemen dapat dibagi menjadi beberapa kelompok kerja yang disebut Small Group Activity (SGA). Setiap SGA terdiri dari Koordinator atau Leader dari SGA dan beberapa member. Tugas utama dari setiap SGA adalah memastikan areanya sudah menjalankan 5S secara kontinyu dan terus menerus, serta mendokumentasikan setiap aktivitas 5S menjadi sebuah report. Report sangat berguna selain untuk tujuan dokumentasi juga sebagai sarana belajar dari kelompok lain agar proses implementasi menjadi lebih mudah.Selain itu di banyak perusahaan besar juga sudah mulai dikonteskan / dibuat konvensi untuk 5S

5S> dan Budaya Kaizen

Kaizen merupakan perubahan menjadi lebih baik yang dilakukan secara terus menerus. Secara umum 5S merupakan bagian daripada semangat dan budaya Kaizen karena jika dilihat pada S yang ke-5 atau shitsuke adalah cerminan dari kaizen yang mengharuskan setiap pelaku 5S untuk senantiasa menggulirkan roda PDCA dalam ber 5S hingga mencapai productivitas yang tinggi, Proses yang efisien dan Customer Satisfaction.
Baca juga Kaizen dan Continuous PDCA Cycle